個人情報保護方針

株式会社メールファクトリー（以下当社）は、お客様から依頼された印刷物（カタログ、パンフレット、チラシなど）の発送代行業務を行っております。宛名データ管理、封入封緘、発送代行業務の中で取り扱う個人情報をはじめ、関連企業の皆様及び従業者を含めたすべての個人情報を保護することが事業活動の基本であり、重要な社会的責務であると考えています。この考え方を実践するために、個人情報保護に関する方針を次のとおり定め、個人情報を適正かつ慎重に取扱い、保護と管理に努めるとともに、個人情報はお客様の預かり物という自覚のもとに全社員で活動します。

  1. 個人情報の適切な取得、及び利用・提供に関する方針
    • 適法且つ公正な手段を用い、個人情報を取得します。
    • 各事業の業務内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得を行います。
    • 個人情報の取得にあたり、利用及び提供の目的を明確にします。又、その目的を達成するために必要な範囲内でのみ利用し、そのための措置を講じます。
    • 個人情報を利用及び提供する場合は、必ず本人の同意を得た目的の範囲内で行います。
  2. 個人情報の適正な管理に関する方針
    • 取得した個人情報は、最新の状態で且つ正確な状態で管理します。尚、本人から個人情報に関して開示、変更、又は削除等の要求があった場合には、遅滞無くこれに応じます。
    • 個人情報の漏えい、滅失又は毀損、関連する法令等に対する違反等、個人情報の取扱いの各局面におけるリスクを認識し、必要な対策を講じます。
    • 前述のような個人情報に関わる事故の発生等、万一の状況に備えた体制の整備及び速やかに是正対応策を実施します。
    • 個人情報の処理を外部に委託する必要がある場合、当社基準に照らして委託先の選定を行い機密保持契約の締結、及び個人情報取扱いに関する適切な管理・監督を行います。
  3. 法令遵守に関する方針
    • 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
  4. 個人情報に関する問い合わせ・苦情及び相談への対応に関する方針
    • 当社は、個人情報の内容についてのお問合せ・個人情報の取り扱いに関する問い合わせ・苦情及び相談等に対応するため、下記窓口を設置し、適切且つ迅速な対応を行います。
  5. 継続的な改善に関する方針
    • 当社は個人情報保護マネジメントシステムが適切に運用されていることを確認するために、定期的に運用の確認及び監査を実施し、状況の変化や社会的動向などを踏まえ、継続的に改善します。
  6. 個人情報の取扱について

    7. ■個人情報の利用目的

    個人情報の種類 利用目的
    1. お取引先担当者の個人情報 当社サービス業務における連絡、打合せ等、業務遂行ため
    2. お取引先担当者が取得した個人情報 当社の受託業務（封入物の封入封緘・送付業務）遂行のため
    3. 当社従業者及び従業者の家族の個人情報 当社従業者の雇用管理（給与・税務管理、健康管理、年金・保険管理及び連絡等）のため
    4. 当社採用応募者に関する個人情報 採用情報等の提供・連絡及び採用業務遂行のため
    5. 当社へのお問合せ者の個人情報 お問い合わせに対する回答のため
  7. 個人情報の利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示も含む）、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止について
    • 当社で保有している保有個人データについては、ご本人からの要請に応じて合理的な範囲で利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示も含む）、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下“開示等”という。）を行います。 個人情報の開示等の要求につきましては、下記窓口までご連絡ください。ご本人確認後、速やかに対応いたします。
    • 保有個人データは安全かつ正確に管理し、個人情報の漏えい、滅失またはき損が起こらないよう、従業者の教育、アクセス制御、媒体の施錠保管、データのバックアップなど安全管理のための措置を講じます。

    ■個人情報保護方針の内容についてのお問合せ、個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ及び苦情の申し出先

    • 株式会社　メールファクトリー
    • 個人情報保護管理責任者　齋藤貢平
    • 092-937-3610
    • 092-937-3630
  8. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先
    • 認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
    • 住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本松ファーストビル内
    • 電話番号：03-5860-7565
    • 【※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】

    制定：平成28年11月24日
    改定：令和4年11月1日

    株式会社　メールファクトリー
    代表取締役　齋藤貢平

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